Une connexion de campagne limitée, un temps de trajet en train ou simplement ne pas être interrompu pour faire avancer un dossier important ne doivent pas être subis. Surtout si nous l’avons prédit avec les bons outils.

Quand on parle de déconnexion, tout est dans la préparation pour faire la différence entre une journée très compliquée et stressante ou, au contraire, une opportunité d’être particulièrement productif. Si ne pas avoir d’ordinateur connecté à Internet n’avait rien de spécial il y a 20 ans, nos récentes habitudes ont rendu aujourd’hui encore plus dangereux le fait d’être déconnecté du réseau. A moins que vous n’ayez anticipé la question.

Sauvegardes dans le cloud, outils uniquement en ligne ou logiciels qui ne fonctionnent correctement qu’avec un accès Internet… les obstacles sont nombreux. Heureusement, il existe des solutions pour ne pas être bloqué lorsque l’on se retrouve sans connexion, que ce soit volontairement ou non. En voyage en train ou en avion, en séjour à la campagne ou à l’étranger… ces conseils vous permettront de continuer à travailler confortablement, où que vous soyez.

Identifiez les applications qui fonctionnent hors ligne

La première chose que vous devez faire : déconnectez volontairement votre ordinateur d’Internet et regardez les logiciels et applications qui continuent de fonctionner normalement et ceux qui vous donnent un message d’erreur ou ne fonctionnent que partiellement. Les services de collaboration comme Slack, Monday ou encore Trello ne vous donneront pas accès à toutes leurs fonctionnalités hors ligne, loin de là. La plupart ne vous laisseront même pas revenir à une conversation passée ou accéder à des documents précédemment partagés.

Sans surprise, la plupart des services basés sur un navigateur nécessitent une connexion Web constante. Le webmail ou l’intranet de votre entreprise ne fonctionnera pas sans lui. Mais il y a des exceptions.

Comme la suite bureautique de Google, par exemple. A première vue, il a besoin d’une connexion, mais il est possible de contourner la difficulté en téléchargeant le logiciel Google Drive et en installant l’extension sur le navigateur Chrome. Cela vous donnera accès à tous les dossiers et documents que vous avez choisi de mettre « hors ligne ». Pensez à vous assurer que les documents qui vous intéressent sont « locaux » avant de vous déconnecter. Et notez que travailler ensemble sur le même dossier est apparemment en attente.

Il en va de même pour les documents stockés dans des services de partage tels que Dropbox. Il est possible de restaurer localement des fichiers et des dossiers utiles sur votre ordinateur afin de pouvoir les ouvrir et les modifier même hors connexion. Encore une fois, il faudra s’assurer que tous les éléments nécessaires sont bien synchronisés pour une utilisation hors ligne. Et avant de vous déconnecter réellement, débranchez le wifi ou débranchez le câble Ethernet de l’ordinateur pour vérifier si tout va bien et éviter les mauvaises surprises.

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Utilisez un logiciel local de messagerie

Si vous utilisez un webmail comme Gmail, Orange ou autres, et que vous souhaitez continuer à travailler hors ligne, vous devrez télécharger vos emails localement, donc en utilisant un logiciel de messagerie comme Outlook, Thunderbird, Mail…

Configurez toutes les adresses e-mail dont vous pourriez avoir besoin (professionnelles et personnelles). Cela vous donnera accès à votre historique de messagerie (et pièces jointes, au moins partiellement) et vous permettra également de préparer les messages à envoyer dès que vous rétablirez votre connexion internet.

Pensez aux outils connexes

Nous nous sommes tellement habitués à une connectivité constante que nous n’y pensons même plus. Mais gardez à l’esprit que vos outils favoris pour suggérer des synonymes, calculer des itinéraires, des actualités ou vos réseaux sociaux ne seront plus disponibles lorsque vous serez hors ligne.

D’une part, cela vous rendra plus productif, car il y aura moins de notifications pop-up, mais d’autre part, cela peut être handicapant. Et souvent, vous ne le remarquerez que lorsque la relation se terminera. Il vaut peut-être mieux faire un premier test en ayant toujours une connexion internet pour voir si vous êtes assez autonome ou si ces « petits détails » sont vraiment handicapants.

N’oubliez pas si vous avez l’habitude de travailler avec de la musique, de télécharger vos listes de lecture préférées depuis votre plateforme de streaming ou d’avoir des fichiers locaux.

Prévenez vos collaborateurs et/ou clients

Si se déconnecter pour avancer sur un dossier complexe, un rapport à rédiger, ou encore pour définir une stratégie pour un nouveau projet est une bonne idée, il ne faut pas le faire sans en avertir son environnement professionnel. Quelques jours avant, dites à vos proches que vous passez du temps hors ligne à telle date et pendant telle durée.

Le jour J, configurez un message de réponse automatique – interne ou à tous – pour leur faire savoir que vous ne lirez pas leur message avant cette date ou cette heure.

Si nécessaire, indiquez qu’en cas d’urgence (précisez le type d’urgence !), vous restez joignable par SMS. Cela vous laissera le temps d’évaluer l’urgence et d’appeler la personne à votre convenance. L’essentiel est que vous ayez toujours le contrôle sur le temps.