Comme vous le savez, les prix de l’énergie montent en flèche. C’est important pour les entreprises comme pour les employés. Certains salariés peuvent donc à juste titre s’interroger sur votre contribution financière à leurs dépenses de consommation d’énergie lorsqu’ils travaillent à distance. Quelle rémunération verser à un salarié qui travaille à domicile ? Avec la crise de l’énergie, peut-on s’attendre à des changements dans le télétravail ?
Prise en charge des frais du télétravail : obligatoire ou non ?
Un salarié qui travaille à domicile supportera des frais particuliers différents de ceux applicables aux salariés qui travaillent dans les locaux de l’entreprise. Ceux-ci peuvent par exemple comprendre les frais d’un abonnement internet, l’achat de fournitures de bureau (imprimante, encre) mais aussi l’électricité et le chauffage. Mais on le sait, le sujet est épineux en ce moment…
La plupart du temps, la question des frais de télétravail a été envisagée dès le départ dans le cadre de la convention collective ou de la charte mettant en œuvre le télétravail (ou l’accord entre travailleurs et employeurs), mais pas toujours, car il ne s’agit pas d’une clause impérative.
Cependant, le sujet doit être évoqué, et vous ne pouvez priver le salarié d’aucune indemnité.
S’il n’existe plus d’obligation légale d’indemniser le travail à distance, la Cour de cassation a posé le principe selon lequel les frais exposés par un salarié dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail doivent être supportés par l’employeur. Cela s’applique à toutes les situations de travail, y compris le travail à distance.
L’ANI du 11 novembre 2020, qui sert de cadre à la mise en place du travail à distance, précise également très clairement qu’il appartient à « l’entreprise de supporter les dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et en l’intérêt de l’entreprise, après validation par l’employeur. Le choix des modalités de prise en charge éventuelle des charges professionnelles peut, le cas échéant, faire l’objet d’un dialogue social dans l’entreprise ».
Prise en charge des frais du télétravail : les différentes modalités et l’impact possible de la crise énergétique
Vous pouvez rembourser les frais de vos salariés soit sur la base des dépenses réellement engagées sur présentation de justificatifs, soit en leur versant des indemnités ponctuelles dont le montant maximum varie en fonction du nombre de jours ouvrés hors du domicile.
Si la facture énergétique de vos salariés augmente et que vous remboursez effectivement, votre soutien sera forcément plus important avec la flambée des prix de l’énergie. Pour les indemnités forfaitaires, certains salariés peuvent vous interpeller sur le sujet si le montant est trop faible…
A noter que dans le cadre du plan de sobriété énergétique du gouvernement, il est fait mention de la possibilité de renforcer le travail à distance cet hiver afin que les bâtiments puissent être fermés. Une idée qui fait débat, puisque le ministre de la transition énergétique a notamment évalué que ce n’est « pas forcément la bonne idée, cela dépend des conditions de travail spécifiques de chaque entreprise ». Et cela risque également d’augmenter la consommation d’énergie des employés.
Prise en charge des frais du télétravail : régime social et fiscal et établissement du bulletin de paie
Dans un premier temps, le remboursement des frais liés au travail à distance est exonéré de cotisations et de cotisations sociales, à condition que vous fournissiez les justificatifs des dépenses engagées par vos salariés. Mais l’URSSAF a admis l’exonération des remboursements sous forme d’indemnité forfaitaire dans la limite de certains montants (voir notre article « Exonération de l’indemnité forfaitaire de travail à distance : la tolérance est à nouveau étendue à certaines conventions collectives »).
Les indemnités versées à vos salariés pour couvrir ces frais sont également exonérées d’impôt sur le revenu dans certaines limites, des mesures spécifiques ayant été prises pour les frais engagés en 2020 et 2021 (voir notre article « Télétravail : reconduction des mesures d’exonération d’impôt sur les charges professionnelles détenues en 2021 »).
Au niveau salaire, si vous remboursez sur factures, vous devez le mentionner sur la fiche de paie du salarié.
Le versement d’une indemnité unique doit également être mentionné sur la fiche de paie. Pour présenter le formulaire, il convient, le cas échéant, de distinguer le montant soumis à charges sociales et fiscales du montant exonéré.
Si le travail à distance a des conséquences financières, il a aussi des conséquences sur la santé physique, psychologique et sociale des salariés. Pour assurer la santé et le bien-être des salariés en télétravail, Tissot Editions propose de nouveaux livrets « Télétravail et carnets de santé : trouver l’équilibre » riches en conseils et exercices posturaux.
Avocat en droit social et éditeur chez Tissot Editions
Diplômée du Master 2 DPRT de la Faculté de droit de Montpellier et experte en droit social, je me spécialise en rédaction juridique. Aux Editions Tissot je participe à l’animation…