Découvrez les principales fonctionnalités que doit offrir un bon logiciel de facturation en ligne. La dernière fonction est importante, mais souvent oubliée par les entreprises/entrepreneurs !
Si l’acquisition de nouveaux clients et la performance commerciale restent un enjeu central pour les entrepreneurs au quotidien, les enregistrements comptables des différentes opérations liées au processus de vente sont impératifs. Les TPE et PME n’ayant pas toujours des compétences pointues en comptabilité, l’utilisation d’un logiciel de facturation est de plus en plus courante. Et il existe de nombreuses solutions sur le marché. Pour vous aider à choisir votre solution d’automatisation comptable, voici les principales fonctionnalités à identifier dans un bon logiciel de facturation en ligne.
Création des devis
Cette possibilité est très utile pour les fournisseurs de services. Un devis est un document qui marque le début d’une relation commerciale et est suivi d’une négociation de prix. Avec un logiciel de facturation, la création de devis se fait généralement via un format prédéfini que l’opérateur doit remplir. Cela garantit que les devis émis par l’entreprise répondent toujours aux exigences formelles minimales.
Édition des factures
C’est l’une des fonctions centrales de tout logiciel de facturation sur Internet. De plus, sans automatisation, la gestion et la catégorisation des factures deviennent plus compliquées et chronophages à mesure que le nombre de clients augmente. La numérotation des factures et le calcul automatique du montant total HT et TTC sont des opérations qui doivent faire partie du processus d’édition des factures. L’utilisation d’un logiciel de facturation doit également garantir que les factures respectent les normes comptables liées à leur forme ou à leur présentation.
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Gestion de la TVA
La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est un prélèvement qui touche la majorité des transactions commerciales. La gestion de la TVA n’est pas facile sans connaissance de la fiscalité et de la comptabilité. C’est donc une fonctionnalité très importante dans un logiciel de facturation, pour que les entrepreneurs et commerçants qui n’ont pas de comptable puissent gérer cette obligation sans problème. En fonction des paramètres précis propres à votre fiscalité, votre logiciel doit pouvoir calculer la TVA à inclure dans vos différentes factures et devis.
Suivi des clients
Pour la meilleure expérience utilisateur, vous devez choisir un logiciel de facturation qui permet un suivi automatique des clients. Une fois la facture émise, cette fonctionnalité devrait faciliter le paiement et nécessite une configuration initiale. Par exemple, il est possible de définir une action à déclencher avant et après la date de paiement. L’avantage pour le commerçant est clair : il ne sera plus chargé d’effectuer lui-même les relances clients (au risque d’oublier parfois), ce qui lui fait gagner du temps.
Intégration des solutions de paiement électronique
Votre logiciel de facturation doit être capable de gérer le processus de vente de bout en bout. Cela inclut donc la prise en compte des solutions de paiement en ligne. En intégrant les principales plateformes/solutions de paiement, votre logiciel facilitera la vie de vos clients, par exemple en émettant des liens intégrés dans les factures pour le paiement. Diverses solutions de paiement sont un plus : cartes bancaires, virements, portefeuilles électroniques, crypto-monnaies, etc. Une telle optimisation permet de réduire le temps de règlement, avec un effet positif sur la trésorerie.
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Reporting
Pour mener à bien l’analyse de la performance commerciale de l’entreprise, il est nécessaire de disposer de données. Obtenez des rapports et des tableaux de bord qui compilent et organisent les informations relatives à vos ventes dans le temps, fournissant la base idéale pour cette analyse. Il existe un large choix d’outils à mettre en place : suivi des variations de chiffre d’affaires, des délais de paiement des clients, des best-sellers du catalogue de services/produits…
Application mobile
La solution logicielle que vous choisissez pour la facturation doit être accessible sur différents appareils, donc avoir une version d’application mobile, même si cette dernière offre des fonctionnalités réduites. Pour les salariés et les professionnels mobiles dans leurs activités, les applications mobiles sont plus flexibles et leur permettent de travailler n’importe où. La version application mobile sera également utile si l’entreprise dispose de plusieurs opérationnels en interaction avec les clients, afin que chacun d’entre eux, via un compte personnel, puisse enregistrer automatiquement ses opérations.
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Conformité ou satisfaction des conditions légales
Cette dernière caractéristique est l’état. C’est important et votre logiciel doit le remplir, quelles que soient ses fonctionnalités. Depuis le 1er janvier 2018, la loi issue de la loi de finances 2016 s’applique en France et impose aux entreprises de n’utiliser que des logiciels de facturation conformes ou remplissant certaines conditions. Il s’agit précisément des conditions suivantes (détails dans le texte légal et sur le site fiscal) : inaltérabilité, sécurité, conservation et archivage (cette dernière condition est destinée à faciliter le contrôle par l’administration fiscale). Les entreprises dont le logiciel ne respecte pas ces conditions s’exposent à une amende pouvant aller jusqu’à 7 500 €.
Ainsi, pour vous assurer que votre logiciel de facturation respecte ces conditions légales, vous pouvez choisir un logiciel avec un certificat d’un organisme agréé. Par exemple, le logiciel de facturation jlogiciels.fr est certifié par l’organisme d’accréditation AFNOR (certificat NF203), qui garantit sa conformité et sa qualité et vous protège en cas de contrôle de votre compte informatisé par l’administration fiscale dans le cadre de procédures fiscales (article L 47 A I, II et III de la taxe de procédure).
Bref, de la production de devis aux rapports sur la gestion d’entreprise, le meilleur logiciel de facturation offre des fonctionnalités qui permettent à tous les entrepreneurs et entreprises de gérer le processus de vente avec facilité d’un point de vue comptable.