La gestion des licences logicielles est toujours un casse-tête en entreprise et une menace quand on sait la cupidité de certains éditeurs de logiciels lorsqu’ils déclenchent des audits. On en trouve une illustration à la NASA (National Aeronautics and Space Administration), la célèbre agence américaine responsable du programme spatial américain.

La NASA paie 15 millions de dollars de licences non utilisées à Oracle

Selon un rapport d’audit daté du 12 janvier 2023, la gestion des licences logicielles est tellement chaotique que la NASA finit par payer 15 millions de dollars à Oracle pour des licences qu’elle n’a pas utilisées depuis 5 ans par peur.

La NASA a réglé 20 millions de dollars de pénalités avec de grands éditeurs comme SAP, Dassault Systèmes, Suse ou OpenText.

La Nasa a également payé sur les 5 dernières années un total de 20 millions de dollars de pénalités pour l’utilisation de licences de logiciels auprès de grands éditeurs comme SAP, Dassault Systèmes, Suse ou OpenText. Les chiffres sont incertains car les pénalités pour SAP par exemple sont enregistrées en « dépenses informatiques » et non en « malus ».

En ce qui concerne Oracle, des responsables du bureau du CIO, le Bureau du directeur de l’information (OCIO), ont expliqué que les problèmes de longue date liés au suivi de l’acquisition et de l’utilisation des licences logicielles Oracle rendaient difficile le contrôle des coûts et entravaient les efforts de négociation de nouveaux contrats d’entreprise accords avec un oracle L’OCIO explique qu’il prépare le renouvellement du contrat Oracle en avril 2023.

Les responsables ne voulaient pas prendre de risque avec un audit Oracle

La NASA ne voulait pas risquer un audit de licence d’Oracle en raison du manque de visibilité solide et centralisée sur le déploiement et l’utilisation du logiciel du fournisseur. Les responsables de l’OCIO ont expliqué qu’ils « savaient qu’il ne fallait pas tenter notre chance avec un audit ». La seule menace potentielle d’être audité par le fournisseur encourageait les achats excessifs lorsque l’exactitude du logiciel de gestion des investissements de l’agence était suspecte.

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Un programme pilote se concentrera sur les fournisseurs de logiciels les plus importants

Au final, le rapport recommande la mise en place d’une solution de gestion des licences centralisée. Un programme pilote de centralisation se concentrera sur les fournisseurs de logiciels les plus importants et les plus critiques de la NASA, tels qu’IBM, Microsoft et Oracle, et cherchera à tirer parti des capacités d’intégration de la plate-forme ServiceNow. Les fournisseurs restants du logiciel de l’Agence seront ajoutés au cas par cas.

De plus, le rapport recommande que le service juridique de la NASA soit présent dès qu’un éditeur de logiciel demande une révision et pas seulement lorsque l’éditeur présente la facture des pénalités exigibles. La NASA n’a pas mis en œuvre les processus nécessaires pour gérer adéquatement les risques financiers associés à la gestion des actifs logiciels.

La NASA aurait pu économiser 35 millions de dollars sur 5 ans

Le rapport estime que l’Agence aurait pu économiser environ 35 millions de dollars au cours des 5 dernières années. Cela comprend 20 millions de dollars d’amendes et de primes, plus 15 millions de dollars dépensés en licences Oracle inutilisées. À l’avenir, cela pourrait économiser environ 4 millions de dollars au cours des 3 prochaines années si l’entreprise avait mis en place le programme de gestion des logiciels et des outils. La NASA doit agir immédiatement et de manière décisive pour déployer un programme complet de gestion des actifs logiciels.