Pour les formateurs, les formations éligibles au financement par le compte personnel de formation (CPF) leur permettent de multiplier leurs opportunités et de toucher un public plus large. Mais pour se référer à la plateforme, il y a toute une procédure à suivre et de nombreux critères à respecter.

Le compte personnel de formation (CPF) permet à tous les salariés de financer une formation professionnelle. Il est donc tentant pour les organismes de formation (OT) d’inscrire les formations sur la plateforme CPF, car cela garantit qu’elles pourront être financées par des fonds publics, et seront donc plus attractives pour les participants potentiels. Mais se référer à la formation n’est pas si simple. En effet, les pouvoirs publics veulent s’assurer que les formations sur la plateforme soient très utiles pour les travailleurs. L’activité de formation doit appartenir à l’une des catégories suivantes : formation qualifiante, validation des acquis de l’expérience (VAE), bilan de compétences, préparation au permis de conduire, accompagnement des créateurs d’entreprise. Et le trajet peut être assez long avant que les formations n’arrivent sur les lieux. Nous vous guidons dans les étapes nécessaires.

Obtenir la certification Qualiopi

Toutes les offres présentes sur la plateforme doivent être certifiées Qualiopi à compter du 1er janvier 2022. Cette certification nationale, réglementée par l’Etat, atteste du standard minimum des organismes de formation. Le référentiel comprend sept critères, tels que l’information du public sur les services proposés et leurs résultats, l’adaptation aux bénéficiaires, l’adéquation des moyens techniques, pédagogiques et d’accompagnement. Chacun est décliné en indicateurs, 32 au total. Il faut plusieurs mois pour obtenir la certification Qualiopi. Les organismes de formation doivent déjà recevoir un numéro de confirmation d’activité de la DREETS, la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et de la Solidarité (qui a remplacé la Direccte). Ils doivent alors contacter un organisme certificateur agréé par le Cofrac, le Comité français d’accréditation.

Préparer l’audit

L’organisme de formation informe le certificateur de la date requise pour un audit de certification. Attention, cela ne se fait pas du jour au lendemain, mais « deux ou trois mois voire six avant la date », prévient Sandrine Carbonaro, responsable formation et thématique RH et auditrice à l’Afnor, l’organisme certificateur, qui conseille un planning make retro. Pour conclure un contrat, l’Afnor, comme la plupart des certificateurs, demande le numéro de déclaration d’activité, le rapport pédagogique et financier, le type de formation, et dresse un devis.

Durant cette période, « il faut se préparer, insiste Sandrine Carbonaro. Recueillir les textes, bien comprendre les indicateurs qui nous concernent, l’esprit, la finalité des critères, les exigences. » Elle vous invite à « bien communiquer le sujet avec vos collaborateurs, désigner un avocat Qualiopi et faire un premier diagnostic, vous-même ou un tiers » dans la foulée.

Les formateurs doivent remédier aux éléments non conformes identifiés et recueillir des preuves de mise en œuvre pour chaque indicateur. Les exemples donnés dans le guide de lecture vont des supports d’information aux taux de satisfaction des stagiaires, en passant par le règlement intérieur, les formations, les procédures et les séquences, les grilles et les méthodes d’évaluation.

Mais « ce ne sont que des exemples, il faut l’adapter à sa prestation, s’approprier en fonction de son contexte, précisera Sandrine Carbonaro. La préparation ne doit pas créer de panique chez les indépendants », comme s’il y avait encore une demande du public en termes de en respectant les critères, ils le font. ne pas s’attendre aux mêmes processus que pour les grands groupes. Les volontaires, par exemple, ne peuvent communiquer que sur LinkedIn, tant que toutes les informations nécessaires sont présentes.

La préparation peut se faire individuellement, mais il est également possible de suivre des formations ou d’être accompagné par un consultant. La DGEFP, la direction générale de l’emploi et de la formation professionnelle, explique que « les certificateurs fournissent généralement des outils d’auto-évaluation ou des pré-audits qui permettent à l’organisme d’évaluer son niveau de préparation à un ‘audit’, ce que fait l’Afnor, avec un test et simulation d’audit idéalement un mois ou deux avant l’audit officiel. « En revanche, le certificateur ne peut apporter ni soutien ni conseil à l’organisme de formation en amont de l’audit ».

Passer l’audit

Quelques semaines avant l’audit, l’auditeur contacte l’organisme de formation auquel il adresse un plan d’audit avec le planning horaire prévisionnel. « Ce plan détermine le périmètre de l’audit, le nom des personnes à respecter et indique les indicateurs de référence sur lesquels porte l’audit », précise la DGEFP. « Mais l’organisme ne sait pas quel échantillon de formation sera audité », précise Sandrine Carbonaro. Seule certitude : elle portera sur des formations qui ont déjà été faites. « S’il s’agit d’un nouvel entrant qui n’a pas encore suivi de formation, l’auditeur audite les processus et lors de l’audit de surveillance il vérifiera ce qui a été fait ».

L’inspection est effectuée dans les locaux de l’organisme de formation. L’auditeur étudie la documentation relative à chaque indicateur pertinent, inspecte les salles de formation pour s’assurer qu’il existe le matériel adéquat pour la formation à l’audit, consulte les CV des formateurs, etc. Puis il envoie son rapport de visite. Si l’organisme de formation l’approuve, il le valide, et l’auditeur transmet alors le rapport final à l’organisme de certification qui prend la décision.

Le non-respect d’un indicateur entraîne une non-conformité, mineure ou majeure. Une non-conformité majeure est le non-respect d’un indicateur « qui remet en cause la qualité de la formation, explique Sandrine Carbonara : absence de règlement intérieur, de conditions générales de vente… » Une non-conformité mineure est une non-conformité . respect partiel de certains indicateurs, « qui ne remettent pas en cause la qualité de la formation ».

Apporter des correctifs

Selon le responsable, les trois non-conformités les plus fréquentes en 2020 concernaient l’indicateur #2, que les résultats des formations n’étaient pas diffusés, ou qu’ils n’étaient pas diffusés spécifiquement pour chaque formation ; Indicateur n° 26 et absence de liste de partenaires/experts en matière de handicap ; indicateur non. 1 et « méthodes d’évaluation rarement mentionnées sur la page du programme ». Mais il a aussi pu « voir récemment, sur le critère 2, un cadre pédagogique manquant ou partiellement complété ; et les problèmes de gestion des sous-traitants, correspondant à l’indicateur 27, qui nécessite de s’assurer du respect du référentiel. Pour cela, il vous faut un système, donc au moins un contrat de service, et vérifier que tout le monde répond aux mêmes exigences. Et l’indicateur 32, la démarche d’amélioration continue, n’est pas toujours du très bon pétrole ».

L’organisme de formation dispose alors de trois mois pour corriger une non-conformité majeure, avant que le rapport final ne soit transmis au certificateur. Cinq non-conformités mineures subsistant au cours du rapport constituent une non-conformité majeure. Une non-conformité majeure qui subsiste lors de l’analyse par le certificateur entraîne un rejet.

Les non-conformités mineures doivent faire l’objet d’un plan d’action à réaliser dans un délai de 6 mois. Un audit de surveillance est réalisé 18 mois après la décision, généralement à distance. Toutes les non-conformités mineures doivent être traitées, sinon elles deviendront des problèmes majeurs et entraîneront la révocation de la certification. D’autres non-conformités peuvent être présentes et doivent être traitées. Le certificat Qualiopi doit ensuite être renouvelé 18 mois plus tard, puis tous les trois ans.

En cas de refus, un délai de trois mois doit être observé avant qu’une nouvelle demande puisse être faite. « Passé ce délai, l’organisme de contrôle doit informer l’organisme de certification des non-conformités qui lui sont signalées et démontrer qu’elles ont été résolues », précise la DGEFP. En cas de litige, une réclamation peut être faite auprès de l’organisme de certification. Si cela ne continue pas, Cofra pourra être saisie.

Se faire enregistrer sur un registre

Sauf exception, les formations doivent être certifiantes et inscrites au répertoire national des certifications professionnelles (RNCP), qui recense toutes les formations préparant à un métier, ou au répertoire spécifique (RS) qui recense les formations dédiées non à un métier, mais vos caractéristiques. compétences, spécialisation, approfondissement, nouvelle technique. La certification doit être renouvelée tous les cinq ans.

Exercer avec une habilitation

Il n’est pas nécessaire d’avoir un certificat vous-même. Il est possible d’exercer avec une autorisation délivrée par un organisme de certification, de formation ou non, qui dispose lui-même d’un certificat inscrit dans un registre. Il y a 3 000 certificats actifs pour 150 000 autorisations. C’est le cas par exemple dans le cas du TOEIC, organisme de certification qui ne dispense pas lui-même de formation. L’organisme de certification est responsable des activités des organismes autorisés. Il faut s’assurer qu’il ouvre bien ce certificat pour son réseau, car ce n’est pas toujours très clair. Les organismes de certification privés facturent généralement des frais pour l’utilisation de leurs certificats.

S’inscrire sur un registre

Pour ceux qui souhaitent s’inscrire directement au RNCP ou à la RS, les critères à remplir sont précisés. La demande doit être faite auprès de France Compétences, sur le site dédié CertiPro, après avoir préalablement créé un compte. Pour Isabelle Lopes, il ne faut pas hésiter à l’accompagner de la terminologie attendue, comme « écrire les référentiels avec des verbes d’action évaluables ». D’autant que « les magasins changent très régulièrement et en très peu de temps ». Si, selon elle, les organismes en amont sont prévenus, ils n’ont pas toujours tous les documents parfaitement préparés.

Etre enregistré au RNCP

Concernant la procédure de dépôt d’une demande d’inscription au RNCP, deux critères sont nécessaires. Le premier est la garantie d’intégration, envisagée sur les deux dernières promotions. « C’est très important pour nous, assure Mickaël Charbit, directeur de la certification chez France Compétences. Si la certification donne le titre niveau 7 de responsable RH et les personnes formées pour être assistantes administratives, les objectifs ne sont pas atteints. On ne veut pas. des objectifs d’emploi irréalistes ».

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Les formateurs doivent également joindre les références, l’activité, la compétence et l’évaluation. L’activité correspond aux métiers qui permettent de réaliser la formation et aux différents types de tâches et missions qu’ils impliquent. Ce sont les compétences nécessaires pour mener à bien l’activité. « Ça peut être prometteur », déclare Mickaël Charbit, pour des métiers encore en développement. Le référentiel de compétences doit refléter « les objectifs d’apprentissage et les compétences qui peuvent être certifiées sur le marché du travail ».

L’évaluation, essentielle, doit être précise et porter sur toutes les compétences. Le référentiel doit indiquer « quelle est la nature de l’épreuve, quel niveau de maîtrise est attendu, quand on considère que la compétence a été acquise, a énuméré Mickaël Charbit. L’évaluation doit confirmer que le titulaire maîtrise la plupart des compétences » et selon les métiers, qu’il exerce, il a maîtrisé les règles de sécurité… « Pour évaluer les compétences managériales, il pourrait y avoir un cas pratique écrit, mais il semble qu’une séance de prise de parole collective ou individuelle soit plus appropriée. l’évaluation dépend aussi du type de titre obtenu à l’issue de la formation.

Etre enregistré au RS

Pour le programme spécifique, il n’y a pas de magasin d’activité. Ce qui est important, en plus des éléments évoqués pour le RNCP, c’est d’apporter une compétence complémentaire absente de la RS et du RNCP, avec « une valeur ajoutée pour l’évolution professionnelle d’un atout », selon Mickaël Charbit. Il y a parfois des subtilités, car « le même cœur de métier dans un métier peut être complémentaire dans un autre ». Avant tout, les compétences développées doivent porter sur une activité professionnelle pertinente. « Par exemple, une formation en œnologie destinée aux membres du personnel en salle a clairement une valeur ajoutée, l’employeur s’y intéresse, il est plus facile pour la personne de trouver du travail ou d’obtenir un meilleur salaire. Si elles sont axées sur tout le monde, c’est une chose personnelle Pourtant, le CPF n’est pas là pour ça ».

Autres critères (entraînement à une compétence qui n’a jamais été abordée, corps sain, communication claire, etc.) « pas central, mais sur un dossier un peu tangentiel, il peut participer ». Ce qui est nécessaire, « demandez-vous toujours la nécessité de votre formation par rapport au marché du travail et que vous ayez un lien fort avec la vie économique ».

L’examen par France Compétences

Attention aux pratiques pouvant jeter le doute sur l’incompétence ou la mauvaise orientation de l’organisme de formation, France Compétences devenant inintelligible en la matière. « Une erreur de bonne foi peut aussi montrer que l’organisation n’est pas prête. Un certificateur est au-dessus d’un simple formateur ».

Les dossiers sont instruits par le service de la certification professionnelle. Le moniteur peut demander des éléments complémentaires, via l’application CertiPro, parfois avec un délai à respecter pour que la demande ne soit pas annulée. Une fois tous les documents réunis, la commission de certification professionnelle étudie le dossier. L’avis peut être favorable, défavorable ou différé. Dans ce dernier cas, le demandeur dispose d’un délai pour envoyer un dossier avec les éléments demandés. France Compétences indique s’attendre à recevoir environ 3 300 demandes de certification en 2022 et qu’elles auront un délai de traitement moyen de cinq mois, avec la volonté d’atteindre progressivement environ trois mois.

Le cas spécifique des formations à destination des créateurs ou repreneurs d’entreprise

Certaines formations dites « légales » n’ont pas besoin d’être inscrites à un programme pour pouvoir être financées par le CPF : VAE, bilans de compétences, permis de conduire, formations destinées aux créateurs et repreneurs d’entreprise. Concernant ces derniers, le RNCP et la RS disposent d’attestations, mais elles sont « ouvertes en dehors de ces programmes », selon Géraldine Boureau, responsable du service de la régulation et du financement à la direction des politiques sociales de la Caisse des Dépôts.

Cependant, ils doivent répondre à certains critères, notamment fournir les compétences générales nécessaires à la gestion d’une entreprise, et non fournir une formation spécifique à un métier. La formation des animateurs aux réseaux sociaux aurait pu être problématique : en eux-mêmes, ils peuvent faire partie d’un plan de communication d’entreprise et donc être utiles à l’entrepreneur dans le futur. Mais la Caisse des Dépôts considère que la formation liée aux seuls réseaux sociaux s’apparente à une formation au community management. Pour être acceptable, elle doit être intégrée dans une formation plus complète pour les futurs entrepreneurs.

L’accompagnement doit aussi être personnalisé, « à la limite du conseil », selon Géraldine Boureau. L’organisme de formation doit s’assurer que le créateur a un projet et que le formateur a les compétences pour l’accompagner. Ensuite établir un diagnostic, s’assurer que le projet est viable, au moins théoriquement, « il est possible de dire que de tels paramètres ne sont pas forcément viables et qu’il faut les revoir », en étudiant les documents déjà établis par le créateur, stratégie, plan d’action, business plan… Les compétences enseignées doivent donc être adaptées en fonction de ce diagnostic. « Il doit être nécessaire pour son projet », explique Géraldine Boureau.

Demander l’inscription sur la plateforme CPF

Pour s’inscrire sur la plateforme CPF, il reste encore quelques étapes. De nombreux documents sont disponibles sur PIOF, le portail d’information des organismes de formation. Selon Géraldine Boureau, « si un organisme de formation veut être au courant, il doit lire les conditions générales d’utilisation très informatives et détaillées, qui expliquent en détail ce que l’on attend et quelles sanctions sont possibles, comme comme conditions particulières à appliquer pour des organismes de formation ». Elle explique aussi qu' »il y a des fédérations, des militants pour soutenir les organismes de formation ». Elle insiste sur le fait que la Caisse des dépôts « veut proposer la plateforme de formation de qualité, et non le e-learning, que beaucoup confondent avec la formation professionnelle ». Cela n’a rien à voir : derrière la formation professionnelle il y a un support pédagogique, un matériel qui permet à la personne de s’exprimer. de vraies compétences et un vrai développement ».

Les OF doivent donc être certifiés Qualiopi, éligibles et disposer d’une déclaration d’activité respectant l’ensemble des critères. Toutes ces fonctionnalités permettent de demander l’accès à l’Espace des organismes de formation (EDOF), accompagné de pièces justificatives. La Caisse des Dépôts peut demander des documents complémentaires. Durant cette période, les organismes bénéficient d’un accompagnement, notamment en matière de documentation et de webinaires obligatoires. Si tout est en ordre, l’organisme reçoit une clé d’activation, qui lui permet d’accéder à la plateforme CPF et d’y déposer son offre de formation. Un manuel détaille la procédure.

Passer les contrôles

Sur place, France Compétences et la Caisse des Dépôts procèdent à des contrôles, le premier auprès des organismes de formation, le second auprès des certificateurs, parfois « très rapidement après l’arrivée sur les lieux », prévient Géraldine Boureau.

Il peut s’agir de standards de formation qui ne correspondent pas à ce que l’organisme montre sur le terrain, ou « d’un accident soudain d’un organisme de formation qui vient d’arriver : il y a aussi des pratiques commerciales parfois un peu exagérées », explique Géraldine Boureau. Outre les campagnes de veille et de contrôle des catalogues mis en ligne sur la plateforme, « les réclamations, les signalements des titulaires (qui peuvent aussi donner des notes sur les formations), de Pôle Emploi, des organismes de contrôle sont une source essentielle de contrôles autres : la prévention des fraudes services, services de contrôle régional du ministère de l’Emploi, services fiscaux ». Les vérifications peuvent être dans un premier temps relativement automatiques, sur l’exemple des dossiers pour lesquels l’organisme de formation sollicite le paiement du CPF, avec demande de pièces justificatives.

Les contrôles sur les formations aux futurs entrepreneurs

Au printemps dernier, une énorme vague de contrôles sur la formation des entrepreneurs a été supprimée. Certains se sont plaints de décisions abusives, ce que la Caisse des Dépôts conteste. « Pendant quelques mois, la formation en entreprise a été un nid de fraude. Il y avait un fort besoin d’action » assure Mickaël Charbit qui reconnaît qu' »il peut y avoir une méconnaissance du cadre légal et réglementaire » et que « parfois ». la décision a été un peu difficile. » Mais pour lui, le but de ces contrôles est aussi « d’éviter les distorsions de concurrence », et de rendre les joueurs moins consciencieux que les autres.

Mais cela ne s’est pas fait du jour au lendemain. Dans un premier temps, une commande a été sollicitée auprès de tous les organismes de formation qui proposaient des formations à la création et à la reprise d’entreprise ; puis avis sur le site de la Caisse des dépôts et du CPF.

Ensuite, comme à chaque fois qu’une formation est jugée non conforme, il y a eu une période de conflit, pendant laquelle l’organisme a deux mois pour remédier à ce qui lui est reproché et envoyer tous les justificatifs qu’il estime nécessaires. Il peut demander que la Caisse des Dépôts soit entendue, mais celle-ci n’est pas tenue de l’accepter. A l’issue de cette période, les mesures correctives prises sont suffisantes et la situation est revenue à la normale, ou la situation est encore controversée, et l’administration décide de prolonger la période de conflit ou de déréférencer la formation.

Si la formation est refusée ou annulée, un recours peut être interjeté. Les organismes de formation sont alors entendus. Géraldine Boureau assure que chacun y trouve une « réponse détaillée ». Après radiation, la lettre de mise en demeure indique la durée pendant laquelle court la sanction. Pour réintégrer la plateforme, la Caisse des Dépôts instruit le nouveau dossier.