Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de devis et de facturation du BTP ?
Tous les indépendants et tous les types d’entreprises doivent tenir leurs comptes à jour pour des raisons évidentes. Etablir des devis, saisir des factures, des règlements, des soldes comptables… Chaque année, le temps consacré à ces tâches administratives est énorme et peut vite devenir fastidieux si vous ne disposez pas vous-même d’un logiciel adapté et intuitif lorsque vous êtes indépendant ou gestionnaire pour compte d’une autre société.
Que dire en ce sens, un métier de la construction dans lequel tout acteur n’a généralement pas un iota de temps devant lui. Pour les membres de cette même filière BTP, le choix d’un logiciel de prévision et de facturation pour le bâtiment devient alors important, pour des questions financières mais aussi temporelles.
A noter que plusieurs logiciels comptables se sont, ces dernières années, spécialisés dans leurs domaines d’activité respectifs pour permettre à certains métiers de gagner un temps précieux et proposer des aspects intuitifs forts selon l’activité. Le monde de la construction profite de ce fait, de tels avantages. Sans tiédeur, tous les acteurs de ce vaste domaine, qu’ils soient indépendants ou non, peuvent recopier facilement et rapidement toutes les données administratives et financières.
En tant que tel, il fonctionne différemment des logiciels de comptabilité plus traditionnels, tout en respectant toutes les obligations légales en assurant que l’utilisateur est concerné. Quelles sont les particularités des vrais logiciels de facturation de construction et pourquoi aident-ils les indépendants ou les managers à gagner du temps et à travailler efficacement ?
Une intuitivité à toutes épreuves
Les logiciels de comptabilité ne manquent pas, c’est certain. Cependant, ceux qui offrent une réelle intuition sont plus rares et peut-être encore plus si vous cherchez à acquérir un logiciel conçu pour un métier particulier.
Pour le monde de la construction, les meilleures caractéristiques d’un logiciel de facturation sont sa prise en main et son ergonomie.
En pouvant gagner du temps sur chaque action, qu’elle soit due à d’anciennes actions déjà réalisées ou non, les freelances ou prestataires BTP ne se préoccupent pas de cet aspect de leur logiciel et se concentrent uniquement sur leurs tâches principales, directement sur le lieu de travail.
Selon le même principe, l’accessibilité au logiciel doit être importante, tout comme l’aide disponible et promue par les sociétés qui commercialisent le logiciel. Directement sur le chantier, il est également intéressant d’accéder aux comptes et aux données administratives depuis une tablette ou un téléphone portable. L’accessibilité est un facteur majeur à prendre en compte et les logiciels conçus pour l’industrie de la construction en temps voulu ne peuvent offrir que ce type de fonctionnalités.
Des documents faciles à établir pour un logiciel de devis et de facture
Le deuxième point important porte également sur l’accessibilité et l’ergonomie des logiciels de facturation, la possibilité d’attribuer facilement des devis puis de les convertir en factures. Après tout, c’est l’utilisation principale de ce genre de logiciel !
Dans le monde de la construction, tout entrepreneur ou autre travailleur autonome doit établir un devis tel que déterminé par la loi. Cela peut prendre du temps et, par conséquent, il peut être compliqué et fastidieux de refacturer en conséquence une fois le projet ou le contrat terminé.
Parmi les fonctionnalités incontournables des meilleurs logiciels de facturation, la possibilité de convertir les devis en factures en quelques clics. Le mieux qu’ils offrent à cet égard, c’est aussi la possibilité de voir en direct la marge réalisée et surtout, de dédouaner les douanes de toutes les éventuelles erreurs de calcul. Fini l’angoisse pour laisser place au calme et à la sérénité pour tous les examens !
Faire des acomptes avec son logiciel de facturation
Si les devis et les factures pouvaient être envoyés comme une lettre à la poste, un pigiste dans le secteur de la construction sait très bien qu’il devra, à un moment donné, ajouter un acompte directement sur le devis. Devoir les gérer un par un peut rapidement devenir un cauchemar, à moins qu’un logiciel de facturation ne propose de les générer automatiquement en fonction de plusieurs facteurs.
Encore une fois, il est important de profiter de ces fonctionnalités lorsqu’elles sont disponibles pour gagner du temps et avoir l’esprit tranquille lors des tâches administratives.
Selon le même principe, les notes de crédit sont également courantes dans le secteur de la construction si un changement ou une modification de produit est effectué par rapport au devis. Il est tout aussi important de profiter des fonctionnalités conçues pour ces lieux communs dans la vie d’un entrepreneur en bâtiment.
Gestion de la TVA
Un logiciel de facturation de bonne qualité doit parfaitement gérer tout ce qui concerne la TVA. Premièrement, il doit éviter les fraudes et donc être reconnu par l’Etat pour permettre aux entrepreneurs d’avancer sereinement.
Avec un logiciel bien conçu, les attestations de TVA peuvent être générées automatiquement et remplies sans que vous ayez à faire quoi que ce soit. Bien que vous puissiez exporter des documents Cerfa officiels, les enregistrer ou les envoyer avec des devis, cette fonctionnalité peut vous faire gagner un temps précieux lorsque vous travaillez sur des missions. Et moins de temps derrière un bureau signifie plus de temps sur le chantier ! Options avancées et flux de trésorerie en croissance possible.
Les fonctionnalités sur les impayés
Même si nous passons beaucoup de temps sur les chantiers et obtenons des revenus immédiats grâce à quelques bons logiciels de comptabilité, parfois nous ne pouvons rien faire face aux factures impayées et aux retards de paiement. Même en faisant tout leur possible pour que cela ne se produise pas, il est courant de rencontrer des clients qui oublient ou abandonnent les paiements.
Et là, c’est important de s’assurer de ne pas perdre le moindre instant quand on veut faire valoir ses droits, c’est tout aussi pénible quand on décroche le téléphone ou qu’on essaie de joindre son client. .
Aujourd’hui, les logiciels de comptabilité proposent, parfois d’un simple clic, d’envoyer des rappels automatiques, soit par sms, soit directement par e-mail pour conserver les traces écrites et légales.
En liant votre compte bancaire professionnel à votre logiciel comptable, vous pouvez rapidement voir quelles factures en souffrance ont déjà été payées et lesquelles ne l’ont pas été.
Export comptable pour le logiciel de facturation
Entre les déclarations de TVA, les registres des transactions et toutes les données souvent partagées avec votre comptable, notamment dans le BTP, l’export des données peut parfois prendre du temps.
Un logiciel mature de devis et de facturation pour la construction qui facilite la vie des entrepreneurs offre une solution simple avec un export groupé de toutes les données nécessaires. Fort et clair!