De la facture au procès-verbal d’assemblée générale en passant par la déclaration de TVA, de nombreux documents sont créés ou reçus par l’entreprise. Ces données intégrées au système d’information de l’entreprise, dont la comptabilité fait partie par exemple, doivent être conservées pendant 12 mois à durée indéterminée pour certaines.
Le décompte des heures des salariés, les heures de service et leur rémunération
La garantie des biens ou services fournis aux consommateurs, particuliers ou professionnels
Dès la fin du contrat
Déclarations en douane pour les entreprises ayant réalisé des opérations avec un professionnel basé à l’étranger.
Il concerne les importations et les exportations avec un pays tiers, ainsi que les déclarations d’échange de biens (Ex-DEB, désormais appelée EMEBI et TVA d’Etat) et déclaration d’échange de services (DES) pour les opérations réalisées avec un professionnel installé dans un lieu . pays membre de l’Union européenne.
Déclarations sociales nominatives (DSN) adressées aux organismes sociaux (URSSAF, AGIRC-ARRCO, caisses de retraite complémentaire, caisses de retraite, etc.)
Le décompte des journées de travail des salariés en « jours forfaits ».
Documents relatifs à l’assemblée générale : feuilles de présence et procurations, rapports de gestion, rapport des maires
Le contrat ou l’accord conclu dans le cadre d’une relation d’affaires ou d’une correspondance commerciale
Documents bancaires transmis ou téléchargés depuis Internet, tels que relevés de compte bancaire, talons de chèque, etc.
Documents de transport de marchandises
Dès la fin de la protection
Le dépôt de brevet, marque, dessin ou modèle (document lié à la propriété intellectuelle)
De la perte de la personnalité juridique
Statuts (société, GIE ou association)
Bulletins de paie, rapports d’accident et autres documents liés aux contrats de travail, aux primes de salaire, aux indemnités, aux soldes de comptes et aux régimes de retraite
Constatations ou mises en demeure de l’inspection du travail, vérifications et contrôles du CSE
La durée passe à 10 ans en cas d’activité frauduleuse
Tout document fiscal, c’est-à-dire déclarations fiscales (IR ou IS), rôles reçus de taxes foncières, CFE et CVAE ou autres taxes, déclarations de TVA, etc.
Dès la livraison ou la réalisation de la prestation
Contrats de plus de 120 € conclus par voie électronique
Dès la fin de l’exercice
Livres et registres comptables : journaux comptables, livres comptables, livres d’inventaire, etc.
Pièces justificatives : factures de vente, factures d’achat, bons de commande, livraison, réception, etc.
Comptes annuels (bilan, déclaration et annexe)
Contrats d’achat et de vente de biens immobiliers et de terrains
Statuts (société, GIE ou association) tant que la personnalité juridique existe
Le non-respect des documents peut être sanctionné. C’est notamment le cas des documents fiscaux. En effet, l’article L1734 du Code général des impôts (CGI) précise qu’une amende de 10 000 € peut être adressée à l’entreprise qui ne peut transmettre les pièces requises à l’administration fiscale dans le délai fixé par cette dernière dans le cadre d’un audit comptable, pour quelque raison que ce soit (perte ou destruction du document).