Retour sur l’impact de la réforme de la facturation électronique et ses implications techniques pour les éditeurs de logiciels et leurs clients.
C’est le 1er juillet 2024 que la réforme de la facturation électronique entrera en vigueur pour les entreprises. Les entreprises auront l’obligation de n’accepter que les factures au format électronique et de les émettre progressivement selon un calendrier où 2026 marquera la fin du papier dans les échanges entre toutes les entreprises.
Les éditeurs de logiciels concernés par cette réforme doivent apporter sans tarder les modifications nécessaires s’ils veulent être prêts pour la date fatidique. En réalité, les conséquences en termes d’aménagements nécessaires représentent un véritable défi technique, notamment au regard du calendrier imposé.
E-invoicing : plus qu’un simple envoi de facture électronique
Un logiciel intégrant la gestion des factures dans son périmètre fonctionnel doit pouvoir générer et recevoir les factures clients au format électronique. Trois formats – basés sur l’encodage XML – sont autorisés pour la mise en place de la facturation électronique : UBL (Universal Business Language), CII (Cross Industry Invoice) ou Factur-X. Chacun de ces formats a ses propres caractéristiques techniques et impacte directement les évolutions nécessaires. Par exemple, en utilisant Factur-X, il est possible d’encapsuler le fichier XML dans un PDF A/3 et d’y associer directement une facture lisible, ce que les deux autres formats ne font pas.
Les solutions avec une brique comptable seront d’autant plus impactées : elles devront pouvoir traiter ces trois formats pour intégrer les écritures associées aux factures fournisseurs reçues.
Les éditeurs ne doivent pas perdre de vue que le lexique de ces formats inclut toutes les exceptions fiscales et doit être intégré à la feuille de route en cas de développement interne. Cela implique de prendre en compte toutes les spécificités en amont ainsi que de réaliser les tests associés. Le principal risque est d’arriver à des horaires difficiles à tenir au détriment des fonctions métiers attendues par leurs clients.
Import / Export et vente au particulier : le e-reporting
La réforme passe par l’automatisation de la transmission des données de facturation, mais aussi de la télé-déclaration à la DGFiP. Le logiciel doit pouvoir communiquer avec le Portail Facturation Public – Chorus Pro (PPF) ou avec les plateformes privées partenaires (PDP) des clients afin de communiquer les factures sortantes et de recevoir les factures entrantes.
Pour les éditeurs intégrant des fonctionnalités liées à la vente aux particuliers ou à l’import/export, les obligations sont encore différentes :
Assurer la conformité des process par la Piste d’Audit Fiable
La réglementation imposée n’implique pas seulement le respect de la mise en place de la facturation électronique. En effet, les éditeurs doivent être en mesure de prouver que les processus sont conformes aux obligations de la Piste d’Audit Fiable (PAF)*. Cela passe par la mise en place de contrôles permanents pour établir la réalité des transactions commerciales au regard d’une facture.
La mise en place d’une solution de signature électronique permet justement de libérer l’émetteur et le destinataire/receveur du PAF TVA de cette facture, en cas de contrôle. Mais elle ne dispense en aucun cas l’entreprise de détenir un PAF prouvant la réalité de l’acte commercial concernant cette facture.
La mise en place de processus automatisés de contrôle continu, permettant la justification de l’acte commercial à tout moment, est donc indispensable. Pour répondre aux problématiques de traçabilité légale, le logiciel doit donc pouvoir constituer un fichier de preuve et un stockage des transactions.
S’assurer de la conformité du partenaire choisi
Afin d’assurer une dématérialisation de qualité pour leurs clients, les éditeurs sont libres d’intégrer une plateforme déjà certifiée, s’ils n’ont pas la capacité ou le temps de réaliser des développements internes.
Lors du choix de cette solution, plusieurs critères doivent être pris en compte. Le futur partenaire doit pouvoir justifier de sa conformité. Il existe deux solutions pour cela :
En vous appuyant sur les solutions certifiées proposées par votre partenaire, vous assurez vos clients de la conformité de leurs processus de facturation électronique.
Pour les éditeurs de logiciels, le temps presse déjà. En choisissant en connaissance de cause la plateforme partenaire de dématérialisation, ils peuvent s’affranchir des développements internes, accélérer la mise en place des projets et bénéficier d’une expérience métier déjà réussie. Il est également intéressant de s’interroger sur les bénéfices d’une architecture no-code / low-code qui permettrait une intégration rapide, « facile » et surtout évolutive. Intégrer un partenaire certifié, sécurisé et performant permettra notamment de rassurer les clients utilisateurs sur la pérennité de l’outil choisi. L’intégration de nouveaux modules, la scalabilité de la solution leur permettront de rester conformes à la réglementation dans les délais.
* Obligations de l’article 289 du Code Général des Impôts concernant l’origine et l’intégrité des factures.