Deux entreprises sur cinq ont profité de la crise sanitaire pour se digitaliser. C’est ce que confirme le baromètre ACSEL 2021. Aujourd’hui, les factures et les devises sous forme papier se font de plus en plus rares. Si l’écologie peut expliquer ce phénomène, le gain de productivité en est la raison principale. Voici comment et pourquoi optimiser numériquement la gestion commerciale de votre entreprise.
Quels sont les avantages des logiciels de gestion commerciale ?
La gestion commerciale correspond à l’organisation d’une entreprise vis-à-vis de ses clients et de ses fournisseurs. Cela concerne notamment les postes suivants :
Toutes ces tâches peuvent être simplifiées avec un logiciel numérique. Cela permet également au dirigeant d’avoir une vue d’ensemble de son entreprise afin d’adapter au mieux sa stratégie.
Le gain de temps est le principal avantage de ce logiciel. Créer des devis et des factures numériquement prend moins de temps que sur papier. Le côté commercial de l’entreprise est simplifié, de sorte que les employés peuvent se concentrer sur d’autres tâches qui sont beaucoup plus agréables pour eux.
Ce logiciel permet également d’avoir une meilleure relation avec les clients. Comme les devis et les factures sont envoyés plus rapidement, les clients attendent beaucoup moins. Leur patience est moins sollicitée et ils peuvent alors plus facilement faire confiance à la société émettrice. C’est un élément qui contribue à fidéliser la clientèle de manière notable. Un client séduit et fidèle est un client qui parle de l’entreprise autour de lui. Grâce au bouche à oreille, de nouveaux clients peuvent alors s’accumuler dans le temps et de manière plus dynamique.
Un logiciel de gestion d’entreprise est également d’une grande aide pour le service RH. Chaque employé a son propre dossier en ligne. Ils agissent comme un coffre-fort. C’est ce qu’explique Jean-Luc Delrieu, fondateur de jlogiciels.fr, « L’un des avantages très importants des logiciels de gestion d’entreprise est la sécurité des données ». Les risques de perte, de vol et d’erreur sont proches de 0. Arrêt maladie, fin de stage ou de CDD, dossier incomplet… Tout est visible d’un coup d’œil.
Enfin, l’utilisation d’un logiciel de gestion commerciale est positive pour l’environnement. Cela évite d’imprimer des milliers de documents et d’envoyer des lettres. L’utilisation de papier est fortement réduite, tout comme l’émission de CO2 causée par le transport des documents.
Des logiciels certifiés par l’Etat
Depuis le 1er janvier 2018, les entreprises doivent utiliser un logiciel de facturation conforme. Les entreprises qui ne respectent pas cette loi sont passibles d’une amende de 7 500 €.
Cette loi concerne les entreprises assujetties à la TVA. Cependant, il ne s’applique pas à ceux qui ne rémunèrent que des professionnels. Mais si, exceptionnellement, une entreprise facture un particulier, elle doit utiliser un logiciel conforme.
Un logiciel est conforme s’il est délivré par un organisme accrédité ou par un certificat individuel délivré par l’éditeur. Le logiciel de facturation doit respecter les règles de :
Pour être sûr que votre logiciel est conforme, la certification NF203 doit être présente. Il est délivré par l’AFNOR, organisme agréé. Il est l’un des deux seuls organismes en France, avec le LNE, à être habilité à délivrer la certification.
Quels sont les types de logiciels de gestion commerciale ?
Les outils de facturation sont les plus connus. Ils sont accessibles depuis n’importe quelle position sans installation. Simples d’utilisation, ils représentent un gain de temps non négligeable pour la gestion des devis, des bons de commande, des bons de livraison et des factures. Ils vous permettent également de suivre les paiements futurs ou en retard.
Un logiciel de gestion commerciale permet également d’automatiser une partie de la comptabilité d’une entreprise. Cette tâche fastidieuse et chronophage est effectuée dans le respect des normes.
Le logiciel de stock est très pratique pour gérer les entrées et les sorties de stock. Ils permettent également de faire l’inventaire.
Enfin, il existe un logiciel de livraison pour gérer au quotidien les trajets des chauffeurs.
Quel logiciel numérique pour optimiser sa gestion commerciale ?
48% des entreprises déclarent avoir constaté une amélioration de leur relation avec leurs clients grâce au digital. Si l’utilisation des réseaux sociaux et la création de sites optimisés sont désormais dans toutes les têtes, un autre élément se développe : les logiciels de gestion.
Les entreprises n’ont pas toutes les mêmes besoins. C’est pourquoi il existe différents logiciels de gestion numérique. Mais comment choisir le bon ?
Un des critères essentiels est la taille de l’entreprise. Certains logiciels sont adaptés aux TPE, d’autres aux grands groupes et certains sont destinés aux micro-entreprises.
Comme toujours, la question des prix se pose. Certains logiciels peuvent être achetés, tandis que d’autres sont loués. Le dernier achat permet d’utiliser le logiciel sans limite de temps, ce qui n’est pas le cas de la location, pourtant plus abordable.
Le choix du logiciel de gestion numérique se fait donc en fonction des besoins de chaque entreprise. C’est une réflexion à ne pas regretter.
Les logiciels de gestion commerciale sont nombreux et complémentaires. Ensemble, ils aident une entreprise à devenir plus productive. Les employés passent un minimum de temps à s’occuper des tâches administratives afin de se concentrer pleinement sur leur travail principal.
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