Deux entreprises sur cinq ont profité de la crise sanitaire pour se digitaliser davantage. C’est ce que confirme le baromètre ACSEL 2021. Aujourd’hui, les factures et devis sous forme papier se font plus rares. Si l’écologie peut expliquer ce phénomène, la principale raison est l’augmentation de la productivité. Voici comment et pourquoi optimiser numériquement la gestion de votre entreprise.
Quels sont les avantages des logiciels de gestion commerciale ?
La gestion commerciale correspond à l’organisation de l’entreprise vis-à-vis de ses clients et de ses fournisseurs. Cela s’applique notamment aux postes suivants :
Toutes ces tâches peuvent être simplifiées avec un logiciel numérique. Cela permet également au dirigeant d’avoir une vue d’ensemble de son entreprise pour aligner au mieux sa stratégie.
Le gain de temps est le principal avantage de ce logiciel. La création numérique de devis et de factures prend moins de temps que sur papier. Le côté commercial de l’entreprise est simplifié, ce qui permet aux employés de se concentrer sur d’autres tâches beaucoup plus agréables pour eux.
Ce logiciel vous aide également à maintenir de meilleures relations avec vos clients. Comme les devis et les factures sont envoyés plus rapidement, les clients attendent beaucoup moins. Leur patience est moins sollicitée et ils peuvent plus facilement faire confiance à la société émettrice. C’est un élément qui contribue sensiblement à fidéliser la clientèle. Un client séduit et fidèle est un client qui parlera de l’entreprise autour de lui. Grâce au bouche à oreille, de nouveaux clients peuvent s’accumuler dans le temps et de manière plus dynamique.
Le logiciel de gestion d’entreprise est également un excellent support pour le service RH. Chaque employé a son propre dossier en ligne. Ils fonctionnent comme un coffre-fort. Voici ce que Jean-Luc Delrieu, fondateur de jlogiciels.fr, explique : « L’un des avantages très importants des logiciels de gestion d’entreprise est la sécurité des données. » Le risque de perte, de vol et d’erreurs est proche de zéro. Arrêt maladie, fin de stage ou CDD, dossier incomplet… Tout est en un coup d’œil.
Enfin, l’utilisation d’un logiciel de gestion commerciale est positive pour l’environnement. Il vous évite d’imprimer des milliers de documents et d’envoyer des lettres. La consommation de papier est considérablement réduite ainsi que les émissions de CO2 liées au transport des documents.
Des logiciels certifiés par l’Etat
Depuis le 1er janvier 2018, les entreprises doivent utiliser un logiciel de facturation compatible. Les entreprises qui ne respectent pas cette loi sont passibles d’une amende de 7 500 €.
Cette loi s’applique aux entreprises assujetties à la TVA. Cependant, cela ne s’applique pas à ceux qui ne facturent que des professionnels. Mais si, exceptionnellement, une entreprise facture un particulier, elle doit utiliser un logiciel conforme.
Le logiciel est conforme s’il est publié par une organisation accréditée ou un certificat d’éditeur individuel. Le logiciel de facturation doit suivre les règles :
Pour vous assurer que votre logiciel est conforme, il doit être certifié NF203. Il est délivré par l’unité accréditée AFNOR. Il est l’un des deux seuls organismes en France, avec le LNE, habilités à délivrer des attestations.
Quels sont les types de logiciels de gestion commerciale ?
Les outils de facturation sont les plus connus. Ils sont accessibles depuis n’importe quelle position sans aucune installation. Simples d’utilisation, ils permettent un gain de temps important dans la gestion des devis, commandes clients, bons de livraison et factures. Ils vous permettent également de suivre les paiements à venir ou en retard.
Un logiciel de gestion d’entreprise peut également automatiser une partie de la comptabilité de votre entreprise. Cette tâche fastidieuse et chronophage sera réalisée dans le respect des normes.
Le logiciel d’entrepôt est très pratique pour gérer les flux et reflux des stocks. Ils permettent également l’inventaire.
Enfin, il existe un logiciel de livraison pour gérer le trajet quotidien des chauffeurs.
Quel logiciel numérique pour optimiser sa gestion commerciale ?
48 % des entreprises déclarent avoir constaté une amélioration de la relation client grâce à la technologie numérique. Si tout le monde songe à utiliser les réseaux sociaux et à créer des sites optimisés, un autre élément se développe : les logiciels de gestion.
Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes besoins. C’est pourquoi il existe différents logiciels de gestion numérique. Mais comment choisir le bon ?
L’un des critères de base est la taille de l’entreprise. Certains dispositifs sont adaptés aux TPE, d’autres aux grands groupes et d’autres encore aux micro-entreprises.
Comme d’habitude, il y a une question sur les prix. Certains logiciels peuvent être achetés tandis que d’autres peuvent être loués. L’achat final permet d’utiliser le logiciel indéfiniment, ce qui n’est pas le cas des locations, pourtant plus abordables.
Le choix du logiciel de gestion numérique se fait donc en fonction des besoins de chaque entreprise. C’est une réflexion à avoir pour que vous n’ayez aucun regret.
Les logiciels de gestion commerciale sont nombreux et complémentaires. Ensemble, ils aident l’entreprise à devenir plus productive. Les collaborateurs consacrent un minimum de temps aux tâches administratives afin de se concentrer pleinement sur leur travail principal.
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