Publié le 2 décembre 2022 à 16h27

– Actualisé

02 décembre 2022

La gestion traditionnelle des dépenses professionnelles, une perte de temps ?

En 2022, l’automatisation des processus financiers est un véritable enjeu pour les entreprises pour accompagner leur croissance. L’introduction d’outils innovants dans la chaîne de valeur augmente réellement la productivité et permet aux salariés d’une entreprise de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.

L’erreur humaine dans les services financiers peut coûter très cher à une entreprise. L’automatisation impliquera des tâches répétitives à faible valeur ajoutée et évitera ainsi toute erreur liée à un manque de concentration. De plus, la digitalisation permet de rationaliser les processus métiers pour une plus grande efficacité dans la gestion des tâches quotidiennes.

Les services comptables passeraient environ 30 à 40 % de leur temps à saisir manuellement les factures. La numérisation de ces processus permet de gagner du temps et de l’argent. Les flux numériques automatisés réduisent le nombre de transactions effectuées manuellement. En plus de cela, il y a une énorme augmentation de la productivité ainsi que des données fiables et sécurisées.

Afin d’accompagner sa croissance, une entreprise doit avoir une maîtrise approfondie de ces processus en termes de dépenses professionnelles. Les erreurs accumulées peuvent lui coûter cher. Afin de faire face à une éventuelle contre-productivité, il est indispensable de disposer des bons outils pour gérer au mieux les dépenses professionnelles.

L’automatisation des dépenses professionnelles : un choix gagnant !

Les frais professionnels sont convertis par notes de frais ! Une note de frais est un document qui regroupe les dépenses engagées par un salarié et permet de les rembourser. La note de frais doit être accompagnée de pièces justificatives, faute de quoi les dépenses ne pourront pas être vérifiées et, par conséquent, ne pourront être remboursées.

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Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des dépenses professionnelles ?

Il est extrêmement difficile pour les services comptables de collecter toutes les notes de frais soumises par les employés. En outre, ils sont tenus de vérifier la cohérence des pièces justificatives et des dépenses déclarées. Un processus laborieux et fastidieux !

Un logiciel de gestion c’est bien, une carte de paiement professionnelle c’est encore mieux !

De plus en plus d’entreprises se tournent vers la numérisation de la gestion des coûts de l’entreprise. Utiliser un logiciel de gestion est devenu une nécessité, surtout si l’entreprise est en croissance ! Simples d’utilisation et intuitifs, ces outils facilitent grandement la gestion professionnelle des dépenses.

La mise en œuvre d’un logiciel de dépenses professionnelles est très simple. En effet, avec une seule photo prise avec un smartphone (OCR ou reconnaissance optique de caractères) ou un transfert de facture par e-mail, le coût est automatiquement saisi. Avec un système basé sur l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique, le logiciel apprend « vos habitudes » au fur et à mesure de son utilisation. Autrement dit : il prend en compte le contrôle spécifique propre à votre politique de dépenses !

Certaines fintech proposent des cartes de paiement professionnelles ainsi que des logiciels de gestion des dépenses. Ces cartes vous permettent d’avoir un contrôle total sur les budgets, de responsabiliser les employés et de les empêcher d’augmenter les coûts.

Trouvez des conseils pour choisir la bonne carte de paiement professionnelle pour vos employés.

Avec une carte de paiement, les gestionnaires peuvent définir des limites de dépenses, des jours et des heures d’utilisation. Il est également possible de modifier le type de dépenses mais aussi les commerçants autorisés. La gestion des dépenses est donc granulaire, aucune dépense n’est laissée au hasard !