Une étude de PWC de 2020 montre que le montant de la fraude d’entreprise était de 42 milliards de dollars dans le monde. Avec la digitalisation des processus métier, cette tendance ne va pas s’inverser. Dans ce contexte, les outils de sécurité pour les entreprises ont le vent en poupe. La certification de données et de documents à valeur probante, l’authentification d’un fournisseur, ou encore la détection de factures frauduleuses sont des tâches longues mais indispensables.
Plus que jamais, les entreprises sont conscientes des cas d’usage couverts par l’archivage électronique ou l’horodatage (notamment pour les professionnels de la conformité et de la cybersécurité). Mais peu d’entreprises connaissent les avantages de l’enseigne électronique. Qu’il s’agisse de la gestion de documents à valeur probante tels que factures, contrats commerciaux ou fournisseurs, les apports du cachet électronique sont considérables.
Le cachet électronique certifie l’échange de documents entre personnes morales. Contrairement à la signature électronique, le cachet électronique :
● Aucune action directe n’est requise de la part du signataire pour vérifier le document signé. Dans le cadre de la signature électronique, le destinataire doit prouver qu’il est connu
du document qu’il signe dès réception. Le sceau électronique n’a pas cette obligation.
● Le cachet électronique peut fonctionner sur de gros volumes de données. Ainsi, une entreprise qui souhaite certifier un gros volume de factures via un logiciel comptable
cela peut se faire en quelques clics, sans nécessairement consulter tous les documents.
Pour ces raisons, le sceau électronique est très pratique pour les grandes organisations qui souhaitent automatiser des processus commerciaux chronophages.
Les évolutions réglementaires en cours au niveau européen et français vont donc encore renforcer la sécurité juridique offerte par une blockchain.
Le cachet électronique concernant les entreprises et leurs représentants légaux, les usages métiers qu’il couvre concernent les directions achats, financières et juridiques, ainsi que les équipes dirigeantes.
Le sceau électronique répond à des cas d’utilisation multiples et variés. Son principal avantage réside dans les économies réalisées dans les procédures de validation/vérification qui peuvent être clôturées si les documents concernés ne sont pas numérisés…